Datenüberprüfung

Anwenden von Datenüberprüfung auf Zellen

Mit der Datenüberprüfung können Wir die Datentypen oder Werte steuern, die von Benutzern in eine Zelle eingegeben werden. Wir können nun beispielsweise Dateneinträge auf bestimmte Datumsbereiche beschränken, die Auswahl durch eine Liste eingrenzen oder sicherstellen, dass nur positive Ganzzahlen eingegeben werden.

Ich beschreibe euch nun, wie die Datenüberprüfung in Excel funktioniert, und es werden die verschiedenen Techniken der Datenüberprüfung aufgeführt, die Euch zur Verfügung stehen. Das Schützen von Zellen ist hierbei nicht enthalten. Dies ist eine Funktion, mit der Ihr bestimmte Zellen in einem Arbeitsblatt "sperren" oder ausblenden, sodass sie nicht bearbeitet oder überschrieben werden können.

WICHTIG :Wenn Ihr die Arbeitsblattdaten in Excel Services speichern und die Datenüberprüfung zum Einschränken der Dateneingabe verwenden möchtet, müsst Ihr die Datenüberprüfung in Excel erstellen, bevor sie in Excel Services speichert. Excel Services unterstützt die Dateneingabe, jedoch könnet Ihr keine Datenüberprüfung erstellen.

Übersicht über die Datenüberprüfung

Bei der Datenüberprüfung handelt es sich um eine Funktion in Excel, mit der Einschränkungen für die mögliche oder erforderliche Dateneingabe in eine Zelle definiert werden können. Ihr könnt eine Datenüberprüfung konfigurieren, um zu verhindern, dass die Benutzer ungültige Daten eingeben, oder aber auch den Benutzern die Eingabe ungültiger Daten gestatten, wobei jedoch eine Warnung bei der Eingabe dieser Daten in die Zelle angezeigt wird. Darüber hinaus können Meldungen angezeigt werden, die den gewünschten Inhalt der Zelle definieren, sowie Anweisungen, die den Benutzer beim Korrigieren möglicher Fehler unterstützen.

In einer Arbeitsmappe für das Marketing kann beispielsweise eine Zelle so eingerichtet werden, dass nur Kontonummern mit einer Länge von exakt drei Zeichen eingegeben werden können. Wenn ein Benutzer die Zelle auswählt, kann eine Meldung wie die folgende angezeigt werden: Kontonummer: Geben Sie eine dreistellige Kontonummer aus dem Kostenplan ein

Wenn ein Benutzer diese Meldung ignoriert und ungültige Daten in die Zelle eingibt, z. B. eine zwei- oder fünfstellige Nummer, kann eine Fehlernachricht angezeigt werden. In einem etwas anspruchsvolleren Szenario können wir die Datenüberprüfung verwenden, um den maximal zulässigen Wert in einer Zelle auf Grundlage eines Werts an einer anderen Stelle in der Arbeitsmappe zu berechnen.

Im folgenden Beispiel hat der Benutzer den Wert 4.000 € in Zelle E7 eingegeben, und dieser Wert übersteigt den für Provisionen und Boni festgelegten Höchstwert. Sollte sich das Lohnbudget erhöhen oder reduzieren, wird der zulässige Höchstwert in Zelle E7 automatisch ebenfalls erhöht bzw. reduziert.

Die Befehle für die Datenüberprüfung befinden sich auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools. Ihr konfigurieret die Datenüberprüfung im Dialogfeld Datenüberprüfung.

Meldungen für die Datenüberprüfung

Was einem Benutzer bei der Eingabe ungültiger Daten in eine Zelle angezeigt wird, hängt von der jeweiligen Konfiguration der Datenüberprüfung ab. Ihr könnt nun angeben, dass beim Auswählen der Zelle eine Eingabemeldung angezeigt wird. Eingabemeldungen werden in der Regel für Anweisungen verwendet, die den Benutzer informieren, welcher Datentyp in die Zelle eingegeben werden soll. Diese Art von Meldung wird in der Nähe der Zelle angezeigt. Diese Meldung könnt Ihr verschieben, doch wird sie weiterhin angezeigt, bis Sie zu einer anderen Zelle wechseln oder die ESC-TASTE drücken. Ihr könnt aber auch auch die Anzeige einer Fehlermeldung auswählen, die nur angezeigt wird, nachdem ein Benutzer ungültige Daten eingegeben hat.

Es stehen drei Arten von Fehlermeldungen zur Auswahl:

Stopp

Die Benutzer können keine ungültigen Daten in eine Zelle eingeben. Eine Fehlermeldung des Typs Stopp weist zwei Optionen auf: Wiederholen oder Abbrechen.

Warnung

Die Benutzer werden gewarnt, dass die eingegebenen Daten ungültig sind, doch wird die Eingabe nicht verhindert. Wird eine Fehlermeldung des Typs Warnung angezeigt, können die Benutzer auf Ja klicken, um die ungültige Eingabe zu akzeptieren, auf Nein klicken, um die ungültige Eingabe zu bearbeiten, oder auf Abbrechen klicken, um die ungültige Eingabe zu entfernen.

Informationen

Die Benutzer werden informiert, dass die eingegebenen Daten ungültig sind, doch wird die Eingabe nicht verhindert. Diese Art der Fehlermeldung bietet die meiste Flexibilität. Wird eine Fehlermeldung des Typs Informationen angezeigt, können die Benutzer auf OK klicken, um den ungültigen Wert zu akzeptieren, oder auf Abbrechen klicken, um ihn abzulehnen.

Wenn Ihr möchtet könnt Ihr den Text Individuell anpassen, der den Benutzern in einer Fehlermeldung angezeigt wird. Wenn dies nicht geschieht, wird den Benutzern eine Standardmeldung angezeigt. Eingabe- und Fehlermeldungen werden nur bei direkter Eingabe von Daten in die Zellen angezeigt.

Unter folgenden Bedingungen erfolgt keine Anzeige:

1. Ein Benutzer gibt Daten mithilfe eines Kopier- oder Ausfüllvorgangs in die Zelle ein.
2. Mit einer Formel in der Zelle wird ein ungültiges Ergebnis berechnet.
3. Über ein Makro werden ungültige Daten in die Zelle eingegeben.